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CDD assistant-e en gestion administrative

CDD
Candidature avant le :
12 juillet2022
Offre publiée le :
22 juin 2022
Offre publiée jusqu'au :
12 juillet2022

Le Centre National de la Recherche Scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire
placé sous la tutelle du Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation. Le
CNRS emploie 32 000 personnes réparties dans plus de 1000 laboratoires de recherche en France et à
l’étranger dont l’Institut de Biologie Moléculaire et Cellulaire (220 agents) fait partie.
L’assistant(e) en gestion administrative rejoindra les services communs de l’IBMC à Strasbourg (67), une
structure unique en Europe, hautement technique et dédiée aux études en immunologie et infectiologie.
L’IBMC regroupe les services communs et plateformes de la FR1589 et 3 unités de recherche : UPR3572
I2CT (Immunologie Immunopathologie et Chimie Thérapeutique), UPR9022 M3I (Modèles Insectes
d’Immunité Innée), UPR9002 ARN (Architecture et Réactivité de l’ARN) https://ibmc.cnrs.fr/
Mission
L’agent est chargé de la gestion administrative, du secrétariat et de l’assistance logistique d’une des 3
unités de recherche de l’IBMC. Il/elle instruit les dossiers en vue de la prise de décision de la directrice.
Il/elle réalise les actes administratifs dans le respect des règles et des procédures. Il/elle participe au
suivi de l’exécution du budget, en contrôlant la gestion des crédits CNRS (dotation ou fonds propres).


Activités principales
– Assiste et conseille la Directrice et la représente auprès des partenaires internes et externes si
besoin,
– Organise les conseils d’unité en lien avec la Directrice, rédige les comptes rendus, et met en
application les décisions,
– Gère l’agenda et l’emploi du temps de la Directrice, et assure la gestion des priorités en son
absence,
– Gère les ressources humaines (recrutement, congés, temps de travail, maladie, mise à jour de
la base de données personnels…etc.), met à jour régulièrement l’organigramme, accueille les
nouveaux entrants en les assistant dans leurs démarches administratives, et pour les visiteurs
étrangers apporte une aide à leur installation,
– Pilote le tableau de bord des dépenses, ainsi que l’état des crédits à l’instant T, contrôle la
gestion des crédits, et répartit le soutien d’état de l’unité et des équipes en fonction du calcul
des points chercheurs définis par la direction
– Gère les demandes de missions du personnel de l’unité et des invités, de la réservation des
trajets jusqu’au remboursement des agents,
– Met en place des contrats CDD, et des conventions d’accueil des différents stagiaires et mise
en place des gratifications pour les étudiants en M2 et les étudiants de l’école universitaire
IMCBio,
– Gère les envois particuliers Ulisse, Fedex et DHL,
– Alimente le site internet de l’unité (publications, annuaire, séminaire, site intranet, etc.),
– Met en place des actions de communication interne ou externe à l’unité et assure la circulation
de l’information,
– Contrôle l’application des règles et des procédures.Pour cela, vous devez :
– Maîtriser les techniques de secrétariat et la gestion administrative,
– Posséder des connaissances dans les domaines des ressources humaines et budgétaires
(connaissances générales en finances publiques),
– Connaître l’organisation et du fonctionnement des EPST (établissements publics de santé et de
recherche technologique) serait un plus,
– Posséder des qualités rédactionnelles et savoir rédiger des notes, rapports, et synthèses, savoir
concevoir des tableaux de bord,
– Maîtriser à l’écrit et à l’oral la langue anglaise de niveau C1 (cadre européen commun de référence
pour les langues),
– Savoir utiliser les logiciels de gestion, de traitement de texte, tableur, et de présentation etc.,
– S’intéresser à son environnement, savoir faire preuve de discernement et d’esprit d’initiative,
– Savoir gérer les priorités, être réactif-ve,
– Etre rigoureux-se,
– Savoir travailler en équipe et s’adapter aux différents interlocuteurs internes et externes, souvent non
francophones
– Savoir travailler en autonomie.


Formation souhaitée
– DUT, BTS
– Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative, relations internationales…etc.


Contexte de travail
L’Institut de Biologie Moléculaire et Cellulaire (220 personnes) héberge 3 unités de recherche : UPR3572
I2CT (Immunologie Immunopathologie et Chimie Thérapeutique), UPR9022 M3I (Modèles Insectes
d’Immunité Innée), UPR9002 ARN (Architecture et Réactivité de l’arN) et une Fédération de recherche à
laquelle sont rattachés les personnels communs.
L’assistant-e en gestion administrative, rattachée au service administratif de la fédération de recherche
(FR), est en charge de la gestion administrative de l’UPR9002. L’UPR9002 emploie environ 100
personnes d’origines diverses (doctorants, post-doctorants, chercheurs…issus de divers pays européens
et hors Europe) dont des CDD et des stagiaires au turn-over significatif. L’agent est placé sous l’autorité
du Directeur de la FR et de la Directrice de l’UPR9002. Il/elle assiste et conseille la Directrice sur les
aspects relevant de la gestion administrative, en instruisant des dossiers complexes. Il/elle travaille en
interaction constante avec l’ensemble du personnel de l’unité, les assistantes des autres unités de
recherche et en étroite collaboration avec deux gestionnaires administratives et une gestionnaire
financière. L’activité nécessite des interactions fréquentes avec les services de la Délégation Régionale
du CNRS et avec l’Université de Strasbourg.
Il/elle pourra bénéficier de formations nécessaires à la réalisation de ses missions.
Le CDD de 6 mois est renouvelable. L’évolution vers un poste pérenne est possible à terme (concours
externe).


Avantages liés au poste
chèques vacances sous conditions, tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs,
participation aux frais de transport, de restauration et de mutuelle, 32 jours de congés annuels, 13 jours
de RTT.Modalités de candidature
Les candidatures comprenant une lettre de motivation et un curriculum vitae sont à déposer
exclusivement sur le portail emploi du CNRS : https://emploi.cnrs.fr/Offres/CDD/FR1589-CHRSCH-
018/Default.aspx

Date souhaitée de prise de fonction : à partir du 1er septembre 2022

Documents à joindre à votre candidature

CV, lettre de motivation directement sur le portail CNRS

Coordonnées


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